Bagaimana menjalankan Daily Scrum secara Remote

Photo by Austin Distel on Unsplash

Berikut beberapa saran saya untuk melakukan Daily Scrum secara Remote, misalnya dalam keadaan Work From Home atau Work From Anywhere.

Persiapan

Jika belum, inilah saatnya untuk memecahkan Product Backlog Item (PBI), misalnya User Stories (US), kalian menjadi tugas harian. Tugas yang menurut kalian dapat diselesaikan dalam satu hari kerja.

• Rencanakan waktu pada akhir hari berikut, lihat Task Board, cari PBI atau US atau tugas kalian yang masih perlu dilanjutkan besok atau akan dikerjakan berikutnya.
• Tanyakan apakah tugas ini bisa selesai dalam 1 hari kerja? Jika tidak, apa saja bagian dari tugas ini, apa yang bisa dibagi-bagi?
• Apakah bagian ini bisa diselesaikan dalam sehari? Jika lebih singkat, rencanakan sekumpulan tugas hingga mencapai estimasi selesai dalam sehari.
• Perbaharui informasi di Board dengan menambahkan card baru untuk masing-masing tugas yang sudah dibagi-bagi.
• Tim juga perlu mendiskusikan tata cara melakukan Daily Scrum secara Remote, dapat mengikuti petunjuk berikut. Hasil yang disetujui perlu diumumkan, misalnya pada chat group tim.

Daily Scrum

• Lebih baik jika dilakukan video conference, bukan hanya chat.
• Semua anggota tim perlu online sebelum waktu yang disetujui.
• Scrum Master (SM) menjadi moderator untuk sesi ini.
• Semua anggota tim pada awalnya di-mute.
• Pada waktu mulai yang disetujui, SM akan mengingatkan untuk masing-masing anggota membuka Task Board. SM juga mengingatkan tata cara Daily Scrum secara Remote.
• Sesuai dengan kreatifitas SM membuat urutan, satu per satu dia akan unmute anggota tim yang akan berbicara. Bicarakan apa yang sudah dilakukan kemarin, pastikan card sudah digeser jika selesai. Bicarakan apa yang akan dilakukan hari ini, tarik (sekumpulan) card untuk hari ini. Bicarakan hambatan yang dialami.
• Berhubung selain yang berbicara dalam keadaan mute, jika ada pertanyaan atau tanggapan sampaikan melalui chat. Pembicara tidak perlu merespons langsung. Tapi anggota tim perlu menuliskan langsung pada saat mendengar. SM mengumpulkan respons dan pertanyaan jika ada.
• Setelah semua selesai, SM akan merangkumkan respons dan pertanyaan yang ada. Jika ada yang perlu dibicarakan lebih lanjut, identifikasi anggota tim yang harus terlibat, lalu lanjutkan diskusi, anggota tim lain bisa melanjutkan pekerjaan.
• Daftar respons dan pertanyaan akan menjadi tugas untuk SM pada hari itu, tambahkan di Task Board dan assign ke SM.

Jika harus melalui chat

• Semua anggota tim perlu online sebelum waktu yang disetujui. Nyatakan kehadiran dengan sesederhana “hai” di chat group.
• Semua anggota tim akan menuliskan rencananya masing-masing. Tuliskan apa yang sudah dilakukan kemarin, pastikan card sudah digeser jika selesai. Tuliskan apa yang akan dilakukan hari ini, tarik (sekumpulan) card untuk hari ini. Tuliskan hambatan yang dialami.
• Respons dan pertanyaan sebaiknya dimulai setelah semua anggota tim telah menuliskan rencananya, agar tidak mengganggu flow Daily Scrum. Anggota tim dapat menggunakan aplikasi notes atau word processor untuk menulis sementara respons dan pertanyaan segera setelah terpikir.
• Respons dan pertanyaan jangan langsung didiskusikan. Tutup Daily Scrum secara resmi. Lalu SM rangkumkan respons dan pertanyaan. Identifikasi yang perlu dibicarakan lebih lanjut. Beritahu di grup dan ajak yang terlibat untuk diskusi lebih lanjut, anggota tim lain bisa lanjut bekerja (Dapat juga mute chat group sementara agar tidak terganggu).

PS. Berikut beberapa hal tambahan yang perlu disiapkan oleh tim:

• Source code: Tentukan waktu merge request, pastikan lebih sering dari biasanya. Paling kurang 1 hari sekali, mungkin akhir hari. Jadi keesokannya sudah pasti ada di git pekerjaan hari sebelumnya. Sangat tabu meninggalkan code di lokal (PC kantor) yang tidak di-push ke git di akhir hari
• Akses: Pastikan akses untuk deploy, test, checking, maintain ke semua environment (VPN)
• Dokumentasi: Waktu yang baik untuk pindah ke solusi cloud. Pastikan bekerja di cloud, jangan di lokal (terutama PC kantor)
• Media komunikasi: Pastikan sudah setup Grup chat & Video conference